Dwadzieścia lokalizacji można było koordynować ręcznie. Stu już nie.Teraz nadąża za tym system.

Było to widać każdego ranka o siódmej. Godzina rozmów na WhatsAppie, z kolejnymi kierownikami, żeby zebrać informacje o sytuacji na obiektach. Potem kierownicy przekazywali odpowiedzi elektrykom. Procedury były w systemach przeznaczonych do pracy przy biurku, nie w terenie. Przy dwudziestu lokalizacjach to działa. W miarę zbliżania się do stu każda nowa lokalizacja dokłada kolejny ciężar: więcej informacji o postępach do zebrania, więcej wyjątków, więcej tych samych pytań.

W rozwijającej się firmie z zespołami w terenie poza kosztami zatrudnienia pojawiają się też mniej widoczne koszty: ciągłe dopytywanie, powtarzanie tych samych odpowiedzi, przestoje, gdy ktoś szuka aktualnej procedury albo sprawdza, czy zlecenie się zmieniło.

Sasha Djakovic szukał asystenta AI. Pozostali dostawcy przedstawiali swoje typowe propozycje: panel, portal szkoleniowy, bazę procedur. Kolejne logowanie między ekipą a odpowiedzią. Po pierwszej rozmowie zaproponowaliśmy coś odwrotnego: żadnej nowej aplikacji. Elektrycy na co dzień korzystają z WhatsAppa, więc AI stało się kontaktem w WhatsAppie, numerem, na który ekipa pisze jak do kolegi.

Poranne pytania o postępy są wysyłane automatycznie, wieczorem wracają raporty z wykonanych prac, a kierownictwo zaczyna dzień od podsumowania: kto odpowiedział, kto nie i co utknęło. Dziewięć na dziesięć wieczornych raportów dociera, zanim ktokolwiek musi o nie przypominać. W ciągu dnia ekipy pytają system o procedury i dostają odpowiedzi po szwedzku. Mediana czasu odpowiedzi wynosi 24 sekundy. Odpowiedzi opierają się na procedurach EBB, a połączenie z Monday.com zapewnia aktualne informacje o zleceniu. Bez nowej aplikacji, bez logowania, bez szkolenia.

Teraz elektryk na dachu po prostu wysyła wiadomość. Pyta tak samo jak w zwykłej rozmowie, a odpowiedź przychodzi w kilka sekund: właściwa procedura wraz z aktualnymi informacjami o zleceniu. Ten moment widać w filmie powyżej. Dla ekipy system stał się najbystrzejszym kolegą w zespole: takim, który przeczytał każdą procedurę, nigdy nie gubi wątku zlecenia i odpowiada w języku, w którym zadano pytanie.

Ekipy ufają systemowi, bo jego zakres działania jest ograniczony. Korzysta z dokumentacji EBB i informacji o zleceniu. Nie jest chatbotem do wszystkiego, a gdy brakuje odpowiedzi, mówi o tym wprost. Na obiekcie, na którym trwają prace, to ma znaczenie: błędna odpowiedź podana z pewnością kosztuje więcej niż brak odpowiedzi.